De vele 'kantoren' van Mosaik Education

2,5+ jaar als een team op afstand: enkele lessen van Mosaik Education

COVID-19 heeft aanzienlijke veranderingen betekend voor de manier waarop we werken tussen organisaties, binnen teams en als individuen - en dit zal waarschijnlijk doorgaan. Mosaik Education is opgericht als een team op afstand, dus hier zijn een paar lessen uit onze ervaring.

Een paar disclaimers om te beginnen. We hebben deze korte en gemarkeerde kernboodschappen vetgedrukt gehouden, omdat veel mensen tijd nodig hebben met kinderen + werk enz. Dus excuseer alstublieft de beknoptheid.

Ten tweede is dit geenszins gezaghebbend, noch is Mosaik's ervaring op afstand perfect, en je mag die van jou ook niet verwachten. In feite heeft het schrijven van deze blog ons herinnerd aan veel dingen die we zouden moeten doen!

Ten slotte zijn veel van de aangeduide principes niet nieuw, omdat het gangbare goede praktijken zijn. Zie dit in plaats daarvan als een inleiding voor het opnieuw afstemmen van hoe u werkt om de principes van uw team in een externe opstelling te behouden.

Achtergrond: Hoe is het Mosaik-team opgezet?

Het team van Mosaik is een mix van fulltime en parttime medewerkers, consultants, vrijwilligers en adviseurs. Meestal werken we in drie of vier tijdzones, hoewel we er af en toe zes hebben bereikt! Teamleden kunnen op elk gewenst moment van de dag werken, zolang ze a) al hun werk leveren en b) deelnemen aan de reguliere teamvergaderingen.

We hebben geen hoofdkantoor. Terwijl teamleden soms lokaal samenkomen als ze in dezelfde stad zijn, wordt 95% van het teamwerk van Mosaik op afstand gedaan. In plaats daarvan is ons 'kantoor' een verzameling tools: Google Drive, Slack, Whereeby, Zoom, Trello, Miro. We gebruiken zo min mogelijk e-mail.

Les 1: Identificeer en cultiveer kansen om vertrouwen en positieve relaties op te bouwen - misschien meer dan je denkt dat nodig is

Het is belangrijk om vooraf te erkennen dat het echt moeilijk is om de dagelijkse persoonlijke interactie na te bootsen. Dus voor ons gaat het erom te begrijpen wat we winnen door persoonlijke interactie en het identificeren van verschillende kleine veranderingen.

Geef tijd voor sociale interactie, zelfs als dit een beetje technisch aanvoelt. Pas dit toe op een-op-een, teambijeenkomsten en externe vergaderingen. Soms is het handig om een ​​doel op te bouwen of dit te 'gamificeren' voor een lange levensduur. Bij Mosaik hebben we een tweewekelijkse fotowedstrijd aan het begin van onze reguliere teamvergadering: iedereen deelt een foto van de afgelopen twee weken en het team stemt op de beste foto. We hebben dit onlangs overgeschakeld naar een wekelijkse 'lockdown-aanbeveling' (films, boeken, muziek, podcasts enz.).

Managers, probeer de sociale interactie niet af te sluiten! Zelfs als het je 'waardevolle' tijd opslokt. Het betaalt zich op de lange termijn terug. 'Maar hoeveel tijd !?' je vraagt. Dat hangt ervan af, maar voor Mosaik lijkt dit meestal 10-15 minuten aan het begin van elke teamvergadering.

De hersenen kunnen zeer krachtig zijn bij het 'holistisch' herinneren van herinneringen: het opnieuw verbinden van gebeurtenissen met emoties, geluiden, geuren, objecten die op dat moment aanwezig zijn. Probeer documenten, verhalen, activiteiten van recente persoonlijke ontmoetingen te integreren als onderdeel van toekomstige teamdiscussies of activiteiten die u online doet om het team te helpen instellingen te herinneren waarin ze persoonlijk contact hadden.

Maak van de gelegenheid gebruik om de waarden van uw team voor een configuratie op afstand te (her) vaststellen. Hyper Island heeft hiervoor een goede activiteit. Dit stelt u in staat om uitdagingen van werk op afstand dat voor u ligt te voorspellen. Het kan teamleden ook een gevoel van eigendom en identiteitsgevoel geven, ondanks dat ze apart van elkaar werken.

Les 2: Tijd besteed aan het herhalen van de opzet en normen van de communicatie op afstand van het team is een waardevolle investering

Het vinden van de juiste opstelling voor uw team is cruciaal, want hoe het team online communiceert, zal alle interactie vormgeven. Het zal ook het succes van de reacties op les 1 hierboven beïnvloeden. Moedig dus een open dialoog aan over tools en praktijken - en blijf hierop terugkomen om te verfijnen.

Een fundamenteel principe van communicatie op afstand is dat videogesprekken helpen bij betrokkenheid, interactie en efficiëntie. Bij Mosaik proberen we minimaal één van onze teambijeenkomsten per week in te plannen als videogesprek. Er zijn veel blogs over etiquette van videogesprekken, dus we zullen hier niet alles herhalen. Maar hier zijn drie gedachten over videogesprekken waarvan we denken dat ze het waard zijn om in gedachten te houden:

  • Wees niet verlegen om teamleden te vragen video te gebruiken als ze alleen met audio meedoen - zou u zich op uw gemak voelen bij het bijwonen van een persoonlijke bijeenkomst waar één persoon heeft besloten om te spreken achter een scherm in de hoek? Waarschijnlijk niet.
  • Maar wees even begripvol wanneer het niet mogelijk is vanwege uit de hand gelopen factoren. Mosaik heeft teamleden in Libanon, waar er dagelijks stroomonderbrekingen zijn die consistente wifi uitdagender maken.

Ontwikkel een norm om vocaal te zijn over technische storingen en wees actief in het vinden van oplossingen. Het klinkt voor de hand liggend, maar de kwaliteit van gespreksaudio is cruciaal voor zinvolle communicatie, maar wordt vaak verdoezeld of genegeerd. Prioriteit geven aan dit betekent ook dat ieders bijdrage wordt gewaardeerd, wat vooral belangrijk is bij werken op afstand. Zou je doorgaan met een persoonlijke ontmoeting als één deelnemer maar de helft van het gesprek kon horen omdat ze vastzitten buiten door het raam te kijken? Nee, dat zou erg lastig zijn.

Uit ervaring hebben we ontdekt dat één type software voor videogesprekken beter werkt in bepaalde landen of op bepaalde dagen. In het verleden hebben we een protocol opgesteld voor videogesprekplannen A, B en C om doorheen te bladeren als het niet werkt. bijv. Zoom> als het niet werkt, probeer dan> als het niet werkt, probeer een WhatsApp-audiogesprek enz. Dit betekent dat we geen tijd verliezen met overleg over verschillende applicaties

Een andere tool die nuttig is gebleken, is het 'Mosaik-handboek' - een kort document met links naar de relevante tools en hun doel, mappen, tijdstippen van vergaderingen. Dit was vooral handig voor inducties op afstand (dit idee werd gestolen van Jamie Pett, oprichter van LIDN).

Les 3: Wees bewust in het cultiveren van open ruimtes voor spontane interactie en samenwerking.

De spontaniteit van het werken in hetzelfde kantoor is een ander moeilijk element om opnieuw te creëren. Externe teams moeten ruimte, tijd, activiteiten en (soms) rollen creëren die spontane interactie en samenwerking mogelijk maken.

Bij Mosaik proberen we Slack de ruimte te maken voor discussie, reacties en informele interactie. We hebben geprobeerd een norm vast te stellen voor het standaard gebruiken van openbare kanalen op Slack, behalve wanneer het a) ongepast is (bijv. Personeelsproblemen) of b) kleine logistiek betreft (bijv. Hoe laat hebben we deze zoomoproep?). Hierdoor kunnen anderen chippen of reageren op informatie die wordt doorgegeven tussen teamleden. We zijn hierin echter niet altijd succesvol of consistent.

Andere ideeën die we hebben geprobeerd, zijn onder meer één succes / hoogtepunt van de week op het Slack # algemene kanaal om verbindingen en interactie tussen ieders werkgebieden aan te moedigen. Dit werkt, maar is moeilijk bij te houden. We hebben ook geprobeerd Mosaik 'kantoortijden' te creëren, waarbij individuen bereikbaar zouden zijn op WhatsApp / Skype voor snel bellen. Dit werkte niet voor ons, omdat de schema's steeds veranderden met de vele parttime rollen en tijdzones. Maar misschien werkt het voor u.

Bedenk wie kan optreden als integrator van teamcommunicatie in plaats van dezelfde fysieke ruimte te delen. Soms is dit de manager, of het kan een of meer rollen van teamleden zijn om informatie te verbinden en door te geven tussen digitale ruimtes.

Ongeacht welke ideeën u bedenkt, managers zullen de tijd moeten nemen om de normen vast te stellen en te handhaven door hun eigen acties en aanmoediging van anderen

Een risico om hier te benadrukken: alle leden van het team moeten op hun hoede zijn voor interacties die minimaal of te informeel zijn. E-mails of berichten die uit één woord bestaan, kunnen de ontvanger het gevoel geven dat hun werk / input niet wordt gewaardeerd als er geen relatie is opgebouwd die snelle informele communicatie mogelijk maakt.

- - - - - -

We hopen dat dit een idee of twee heeft opgeleverd voor uw eigen teams. Voel je vrij om hieronder commentaar te geven met andere ideeën die je hebt bedacht.

Wees intussen voorzichtig!

Het Mosaik-team